如何開(kāi)一個(gè)高效的工作會(huì)議？

華葆金武士ups電源2020-8-20

導(dǎo)讀：管理者喜歡開(kāi)會(huì)，但是開(kāi)會(huì)只能意味著你比較忙碌，不能意味著開(kāi)會(huì)是有價(jià)值的。如果開(kāi)會(huì)不能產(chǎn)生價(jià)值，它就沒(méi)有意義， 可以稱之為“虛假繁忙”。會(huì)議工作的方法是一個(gè)很普通的技能，但是很多人不太會(huì)。本文給大家簡(jiǎn)單介紹怎么把一個(gè)會(huì)開(kāi)好。

01 會(huì)議必須解決問(wèn)題

一定要明確，會(huì)議不是拿來(lái)討論問(wèn)題的，會(huì)議必須拿來(lái)解決問(wèn)題。

如果你有了解決方案，希望大家表達(dá)意見(jiàn)可以開(kāi)，方案確定以后要通知大家也可以開(kāi)，除此之外不需要開(kāi)會(huì)。開(kāi)會(huì)是達(dá)成共識(shí)，而不是討論問(wèn)題，因?yàn)殚_(kāi)會(huì)討論問(wèn)題不會(huì)有結(jié)果。

因此，會(huì)議必須要有一個(gè)很明確的主題，而且所有圍繞這個(gè)主題的資料要提前準(zhǔn)備，沒(méi)有準(zhǔn)備的會(huì)議就不要開(kāi)，這是一個(gè)非常明確的要求。

如果這個(gè)方法論不做好的話，公司的整個(gè)效率都會(huì)低下。會(huì)議的工作方法決定公司兩件事情，一個(gè)是效率，一個(gè)是品質(zhì)。工作效率和工作品質(zhì)就由會(huì)議方法論決定，一定不要小看這個(gè)會(huì)議的方法論。

02 會(huì)議由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主持

開(kāi)會(huì)誰(shuí)來(lái)做主持人？一般來(lái)說(shuō)解決問(wèn)題的負(fù)責(zé)人來(lái)做主持人，因?yàn)橹挥兴艜?huì)想盡辦法讓這個(gè)會(huì)議有結(jié)果。如果不是對(duì)這個(gè)問(wèn)題負(fù)責(zé)的人來(lái)主持，他就按流程把會(huì)議主持完，但是他絕對(duì)不關(guān)心會(huì)議的結(jié)果。這在方法論上是一個(gè)極大的錯(cuò)誤。

很多公司開(kāi)會(huì)很喜歡讓老板來(lái)主持，建議除了戰(zhàn)略會(huì)之外，老板都不要主持，因?yàn)橹挥袘?zhàn)略會(huì)是老板的責(zé)任，其他會(huì)都是別人的責(zé)任，應(yīng)該讓別人去做。比如說(shuō)產(chǎn)品會(huì)、經(jīng)營(yíng)會(huì)、質(zhì)量會(huì)，其實(shí)都不需要老板主持，就應(yīng)該是那個(gè)主負(fù)責(zé)人去主持。

03 明確4個(gè)時(shí)間

會(huì)議的所有時(shí)間要約定下來(lái)，這包括4個(gè)時(shí)間：

1.開(kāi)始和結(jié)束的時(shí)間。

2.發(fā)言的時(shí)間。

3.與會(huì)者決議達(dá)成共識(shí)的時(shí)間。

4.行動(dòng)方案確認(rèn)的時(shí)間。最怕大家開(kāi)工作會(huì)議就是只出一個(gè)決定，這樣遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，一定要把行動(dòng)方案也確定下來(lái)，就是做什么不做什么，都要確定下來(lái)。

還有一個(gè)特別請(qǐng)大家注意的，一個(gè)有效的會(huì)議建議不要超過(guò)30分鐘，最長(zhǎng)就是40分鐘。很多公司最喜歡開(kāi)的都是幾個(gè)小時(shí)的會(huì)，只有什么時(shí)候開(kāi)那么長(zhǎng)的會(huì)議？一個(gè)是戰(zhàn)略會(huì)議，戰(zhàn)略會(huì)議一般會(huì)封閉兩三天，另一個(gè)就是半年度會(huì)議或者是年度會(huì)議。除此之外，日常會(huì)議都不要超過(guò)40分鐘。

為什么要這么短？?jī)蓚€(gè)原因，第一個(gè)原因就是來(lái)開(kāi)會(huì)的人基本上都在重要崗位，開(kāi)得越長(zhǎng)，公司的成本越高。第二個(gè)原因就是解決問(wèn)題的會(huì)議跟時(shí)間長(zhǎng)度沒(méi)關(guān)系，跟前期準(zhǔn)備有關(guān)系。前期準(zhǔn)備得越充分，會(huì)議效率就會(huì)越高，所以日常會(huì)議一定要短。

04 開(kāi)會(huì)的核心是談行動(dòng)方案

開(kāi)會(huì)的目的是要解決具體問(wèn)題，因此，開(kāi)會(huì)的核心主要是談行動(dòng)方案，不是談?dòng)^點(diǎn)，也不是談問(wèn)題。

05 會(huì)議要得出結(jié)論

會(huì)議開(kāi)完了，一定要下結(jié)論。如果議而不決，甚至經(jīng)常無(wú)法把會(huì)議進(jìn)行下去，經(jīng)常跑題，經(jīng)常爭(zhēng)論并堅(jiān)持各自的見(jiàn)解，恐怕就無(wú)法進(jìn)行有效的決策了。建議大家調(diào)整成這個(gè)樣子：日常會(huì)議開(kāi)完，大家都清楚要做什么，然后就去做了。

06 關(guān)于顧客價(jià)值的會(huì)議

當(dāng)站在企業(yè)管理者角度的時(shí)候，建議他們可以做一件事，在公司中開(kāi)三組會(huì)議：

第一組，和核心管理層開(kāi)會(huì)，回答我們公司創(chuàng)造的顧客價(jià)值是什么？

第二組，和做產(chǎn)品研發(fā)的人開(kāi)會(huì)，問(wèn)他們，做產(chǎn)品研發(fā)時(shí)，你覺(jué)得公司的顧客價(jià)值是什么？

第三組，和銷售人員開(kāi)會(huì)，問(wèn)他們?cè)谧鍪袌?chǎng)時(shí)怎么介紹我們公司創(chuàng)造的顧客價(jià)值？

為什么要開(kāi)這三組會(huì)？因?yàn)槲覀冊(cè)诮?jīng)營(yíng)中比較容易犯的一個(gè)錯(cuò)誤，就是整個(gè)公司傳遞的顧客價(jià)值不一致。決策層認(rèn)為公司最核心的價(jià)值是這個(gè)，研發(fā)人員在設(shè)計(jì)產(chǎn)品時(shí)對(duì)核心價(jià)值的理解是另外一個(gè)，銷售人員傳出去的核心價(jià)值又是完全不一樣的。

通過(guò)300家企業(yè)的調(diào)研，發(fā)現(xiàn)顧客價(jià)值在內(nèi)部傳遞都有非常大的偏差，更別提到消費(fèi)端了。當(dāng)這個(gè)偏差非常大時(shí)，內(nèi)部的損耗就會(huì)非常大，在經(jīng)營(yíng)上就會(huì)出很大的問(wèn)題。

很多公司都沒(méi)有關(guān)于整個(gè)公司價(jià)值討論的會(huì)議，幾乎全部開(kāi)的是管理會(huì)議，開(kāi)會(huì)討論最多的是：預(yù)算有沒(méi)有完成？完不成的原因是什么？下個(gè)月打算做什么？做到的原因是什么？質(zhì)量為什么不穩(wěn)定？下個(gè)月再開(kāi)會(huì)分析做不到的原因是什么，就這樣一直開(kāi)到 12 月。這其實(shí)就是損耗，對(duì)經(jīng)營(yíng)沒(méi)有任何幫助。

因此建議公司應(yīng)該先開(kāi)這三組關(guān)于顧客價(jià)值的會(huì)議，開(kāi)這次會(huì)要讓全公司上下對(duì)于顧客價(jià)值的認(rèn)知保持一致，如果對(duì)顧客價(jià)值的認(rèn)知不保持一致，企業(yè)的損耗就會(huì)非常厲害。